Ihre akkreditierten Prüflabore
Präzision, Flexibilität und Schnelligkeit im Bereich analytischer Problemlösungen
– 29.10.2026
Wer mit Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet oder sich als neuer Lieferant qualifizieren möchte, kennt die Situation: Irgendwann steht ein Audit an. Der Geschäftspartner möchte sich von der Qualität der Produkte und Leistungen überzeugen. Oder die regelmäßige Überwachung durch eine Zertifizierungsstelle steht bevor.
Allein die Ankündigung eines Audits sorgt in vielen Unternehmen für Unruhe. Richtig Puls bekommen die Verantwortlichen, wenn beim ersten Audit erhebliche Abweichungen festgestellt wurden und eine Nachbegutachtung ansteht.
Vielleicht war die Vorbereitung nicht ausreichend, notwendige Unterlagen waren nicht vollständig oder bestimmte Abläufe funktionierten nicht wie vorgesehen. Manchmal werden Probleme auch erst durch den Blick von außen sichtbar.
Das kann passieren, ist ärgerlich und kann ernsthafte Folgen haben. Im schlimmsten Fall stehen Kundenfreigaben, Zertifizierungen oder sogar Aufträge auf dem Spiel. Jetzt muss gehandelt werden. Entscheidend ist, die Ursachen zu erkennen und bei der Nachbegutachtung nachzuweisen, dass die Probleme nicht nur kurzfristig behoben wurden.
Wo liegen die häufigsten Probleme?
Typische Abweichungen bei Audits entstehen beispielsweise durch:
Dabei müssen nicht unbedingt fehlerhafte Produkte oder mangelhafte Arbeitsergebnisse vorliegen. Oft zeigen sich erhebliche Schwächen in den Prozessen.
Ein Produkt kann alle Qualitätsanforderungen erfüllen. Wenn jedoch die notwendigen Prüfnachweise fehlen oder nicht nachvollziehbar ist, welche Prüfungen durchgeführt wurden, entsteht trotzdem ein Problem.
Gute Produkte bedeuten eben nicht automatisch, dass auch die Prozesse dahinter stimmen.
Qualitätsprobleme kosten Zeit und Geld
Fehler, Reklamationen und Nacharbeiten verursachen Kosten. Manche sind offensichtlich, andere fallen erst bei genauerer Betrachtung auf. Zusätzliche Prüfungen, Produktionsunterbrechungen oder der Aufwand für die Bearbeitung von Reklamationen binden Personal und Ressourcen. Besonders teuer wird es, wenn dieselben Fehler immer wieder auftreten. Dann liegt das eigentliche Problem häufig nicht beim einzelnen Mitarbeiter oder einem fehlerhaften Produkt, sondern im Prozess selbst. Ein vernünftiges Qualitätsmanagementsystem kann helfen, solche Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und unnötige Kosten zu vermeiden.
Abweichungen beheben – aber richtig
Wichtig sind eine lösungsorientierte Vorgehensweise und klare Zuständigkeiten. Es geht nicht darum, einzelne Schwachstellen schnell zu beheben, damit beim nächsten Audit alles wieder gut aussieht. Ziel muss es sein, die Ursachen zu beseitigen und die betroffenen Prozesse dauerhaft zu verbessern.
Dafür hat sich ein strukturiertes Vorgehen bewährt:
1. Schwachstellen identifizieren
Auditberichte, Reklamationen und Kundenbeschwerden liefern wichtige Hinweise darauf, wo Probleme bestehen.
2. Ursachen analysieren
Warum ist der Fehler entstanden? Waren Verantwortlichkeiten unklar, fehlten Informationen oder war ein Ablauf nicht eindeutig geregelt? Oft liegt die eigentliche Ursache in einem Prozess, der im Alltag nicht richtig funktioniert.
3. Korrekturmaßnahmen festlegen
Was muss geändert werden? Wer ist verantwortlich und bis wann soll die Maßnahme umgesetzt sein? Hier braucht es klare Vereinbarungen.
4. Maßnahmen umsetzen
Die vereinbarten Änderungen müssen im Arbeitsalltag ankommen. Eine neue Arbeitsanweisung allein löst noch kein Problem, wenn anschließend niemand danach arbeitet.
5. Wirksamkeit überprüfen
Hat die Maßnahme tatsächlich etwas verbessert? Oder tritt derselbe Fehler weiterhin auf? Erst wenn die Ursache wirksam beseitigt wurde, ist das eigentliche Ziel erreicht.
Wer zeigen kann, dass die Abweichungen gründlich untersucht, die Ursachen verstanden und wirksame Verbesserungen umgesetzt wurden, schafft die Voraussetzungen für deren Schließung im jeweiligen Auditverfahren.
Qualitätsmanagement funktioniert nur gemeinsam
Für die Umsetzung müssen alle beteiligten Bereiche zusammenarbeiten. Fertigung, Prozesslabor und QM-Abteilung verfolgen schließlich dasselbe Ziel.Besonders aufmerksam sollte man auf die Schnittstellen zwischen den Abteilungen schauen. Denn häufig liegt das Problem nicht am eigentlichen Arbeitsprozess, sondern an der Kommunikation. Informationen werden nicht weitergegeben, Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geklärt oder einzelne Abteilungen arbeiten nach unterschiedlichen Vorgaben. Was im Tagesgeschäft zunächst kaum auffällt, kann beim Audit zu erheblichen Problemen führen.
Deshalb reicht es nicht, nur die Abläufe innerhalb einer Abteilung zu betrachten. Entscheidend ist auch, wie die einzelnen Bereiche zusammenarbeiten. Ein gutes Qualitätsmanagementsystem erfordert Arbeit. Es schafft aber klare Abläufe, hilft Fehler zu vermeiden und spart auf Dauer Zeit und Geld. Und wenn das nächste Audit ansteht, macht sich diese Arbeit besonders bezahlt.
